El proveedor dejó diez unidades, la orden decía doce y una llegó dañada. Si sumás las doce del documento, el catálogo queda con mercadería que no podés entregar. Si volvés a registrar la misma recepción al terminar el turno, la diferencia aumenta aunque no haya entrado otra caja.
Compará pedido, recibido físico y unidades aceptadas antes de registrar existencias. Separá daños y cantidades retenidas, asigná una referencia de recepción y comprobá qué parte ya se ingresó al sistema. La cantidad entregada no equivale automáticamente a la cantidad disponible para vender.
El formato descargable calcula diferencias y saldo de unidades aceptadas por registrar sobre tres ejemplos ficticios. No suma stock en CatalogoCR ni reemplaza la aprobación de una recepción con incidencias.
Identificá la recepción antes de contar
Registrá proveedor, documento o referencia de pedido, fecha, responsable y alcance físico. La recepción necesita un identificador que permita encontrar el mismo evento cuando otra persona consulte qué ocurrió.
En el ejercicio, una fila se identifica por recepción y SKU. Si tu operación sigue lotes o requiere separar otras condiciones, ampliá esa clave antes de utilizarla. No juntes artículos diferentes en una sola línea porque llegaron en la misma caja.
Prepará el lugar para distinguir unidades revisadas, dañadas y pendientes. Cuando todo vuelve al mismo estante sin una decisión visible, una cantidad retenida puede terminar ofreciéndose como si estuviera aceptada.
Conservá una referencia al pedido y a los documentos entregados. No uses un documento de compra como prueba de que la cantidad llegó: ese dato se confirma con el conteo físico.
Descargá el recurso original para revisar este proceso. Descargá la formato Excel con diferencias y saldo aceptado por registrar o el formato de recepción en CSV sin fórmulas. Tres recepciones ficticias. La revisión de duplicados se limita a cada hoja y no suma existencias en CatalogoCR.
Cinco cantidades que conviene separar
La hoja utiliza cantidades enteras para productos discretos. Antes de adaptarla a peso, longitud o fracciones, revisá unidades y reglas con quien controla esa operación.
| Cantidad | Qué representa | Error que ayuda a detectar |
|---|---|---|
| Pedida | Unidades de la referencia solicitada | Confundir lo prometido con lo entregado |
| Recibida física | Lo que llegó y se contó | Omitir faltantes o excedentes |
| Aceptada | Lo revisado y autorizado como apto dentro del ejercicio | Sumarse daños o pendientes como disponibles |
| Dañada o retenida | Unidades separadas para una decisión | Perder su condición al mezclarlas con las aptas |
| Ya registrada | Parte aceptada que ya se ingresó por esa recepción | Sumar nuevamente el mismo movimiento |
La documentación de Shopify sobre recepción de transferencias distingue cantidades recibidas y decisiones de recepción dentro de ese producto. Aquí usamos un formato de control independiente; no se atribuyen sus pantallas o automatizaciones a CatalogoCR.
Primero comprobá la identidad de cada artículo
Contrastá referencia, variante y presentación. Una camiseta talla L no completa un faltante de talla M solo porque comparte modelo y color. Una caja de seis no se registra como seis cajas si el inventario controla unidades individuales.
Usá el SKU o identificador que tu operación haya definido y verificá el significado cuando no coincida. La guía de códigos SKU por producto y variante ayuda a preparar ese registro.
Si llega un sustituto, dejá la decisión pendiente hasta que la persona autorizada lo acepte o lo rechace. Cambiar silenciosamente el nombre de la línea puede ocultar una diferencia que después afecte al comprador.
Las fotos y notas de incidencia deben permitir reconocer qué se revisó, conservando los datos personales y documentos del negocio en sus medios autorizados. La hoja puede guardar la referencia a esa evidencia, sin copiar información innecesaria.
Cómo comprueba las cantidades el archivo
El formato exige que recibidas = aceptadas + dañadas + retenidas dentro del alcance del ejercicio. Si esa suma no coincide, pide revisar la clasificación antes de calcular el saldo por registrar.
La diferencia de pedido se calcula como recibido menos pedido. Una cifra negativa indica faltante en esa línea; una positiva indica excedente. No determina por sí sola si el proveedor debe completar, retirar o corregir algo: esa acción se acuerda y documenta.
El saldo de aceptadas por registrar es aceptadas menos ya registradas. Si las ya registradas superan a las aceptadas, el archivo pide revisión. No propone un ajuste negativo automático para borrar la diferencia.
La combinación recepción–SKU repetida dentro de las filas preparadas se marca como posible duplicado. Ese control no consulta otras hojas, sesiones ni el sistema; el responsable debe contrastar también la referencia en los registros reales.
Llevá la revisión a un registro ordenado. Organizá productos, inventario y ventas del negocio con CatalogoCR. Probar CatalogoCR 14 días sin tarjeta.
Tres recepciones ficticias para interpretar el resultado
Las referencias y cantidades siguientes fueron creadas para explicar el procedimiento. No corresponden a entregas de clientes de CatalogoCR.
Faltante y una unidad dañada
En REC-101, la referencia CAM-A01-AZ-M tenía doce unidades pedidas y llegan diez. La revisión acepta nueve, separa una dañada y no deja ninguna retenida. Ninguna unidad de esa recepción se había registrado todavía.
La diferencia entre recibido y pedido es −2. Las diez recibidas coinciden con nueve aceptadas más una dañada. El saldo del ejercicio es 9 unidades aceptadas por registrar, sujeto a la decisión y evidencia de recepción.
La orden de doce no justifica sumar doce. Tampoco corresponde sumar diez porque esa fue la entrega física: una unidad tiene una condición distinta y debe seguir identificada.
Excedente y parte aceptada ya ingresada
En REC-102, la referencia ORG-B02-BL-UN tenía veinte unidades pedidas y llegan veintidós. El caso acepta veinte, separa una dañada y mantiene una retenida. Las veinte aceptadas ya se registraron con esa referencia.
La diferencia del pedido es +2, pero el saldo de aceptadas por registrar es 0. Eso no resuelve la incidencia del excedente: significa que no corresponde volver a sumar las veinte aceptadas como si fuera una nueva recepción.
El responsable todavía debe definir el tratamiento de las otras dos unidades y conservar su evidencia. No modifiques la cantidad aceptada para que todo coincida con el documento sin una revisión autorizada.
Pedido completo con unidades todavía retenidas
En REC-103, una referencia de ocho unidades llega completa. Se aceptan seis y se retienen dos mientras se verifica una condición. No hay daños ni unidades ya registradas.
La diferencia física contra el pedido es 0, pero eso no convierte a las ocho en disponibles. El saldo de aceptadas es 6 y las dos retenidas conservan su estado pendiente.
Este caso muestra por qué revisar solo faltantes no alcanza. Una entrega puede coincidir en cantidad y seguir necesitando una decisión sobre condición, variante o presentación.
Ingreso de mercadería y toma física tienen propósitos distintos
En CatalogoCR, el flujo de restock suma las cantidades de mercadería que entran a lo que ya había. La toma de inventario deja el stock de la referencia en la cantidad contada. Elegí el procedimiento que corresponde a la tarea.
Si ya tenías cinco unidades y recibís nueve aceptadas, un ingreso de nueve busca sumar esa entrada. Registrar «nueve» como un conteo total tendría otro significado. La hoja no decide qué acción debe ejecutarse ni verifica el stock actual del sistema.
Antes de finalizar, comprobá producto, variante, cantidades y alcance. Conservá la referencia del movimiento resultante y marcá qué recepción quedó registrada. Si la misma línea se vuelve a leer, revisá cómo la interfaz trata esa selección antes de asumir que acumula cantidades.
Para un conteo físico, consultá la plantilla del primer inventario. Ese proceso no sustituye la revisión de una entrada de mercadería con incidencias.
Evitá dos registros de una misma entrada
Asigná quién puede registrar y quién verifica la confirmación. Una nota «lo cargué» sin referencia puede resultar insuficiente cuando otra persona retoma el trabajo.
Si se interrumpe la conexión después de confirmar, revisá el historial o la evidencia disponible antes de repetir. No interpretes la falta de una pantalla final como prueba de que el movimiento no se guardó.
La fila de control necesita conservar aceptadas, ya registradas y saldo revisado. Después de una carga parcial, el próximo responsable debe poder reconocer qué falta sin sumar de nuevo lo anterior.
Las correcciones requieren su propio registro y motivo. No borres una diferencia en la hoja para que desaparezca del seguimiento mientras el sistema conserva otro movimiento.
Cerrá incidencias con una próxima acción
Un faltante necesita un responsable y una respuesta esperada del proveedor; un daño puede requerir evidencia y un acuerdo; una unidad retenida necesita criterio de liberación o rechazo. Anotá qué falta y cuándo se revisará.
La ficha para evaluar proveedores ayuda a acordar ese procedimiento antes de comprar. Una condición que quedó pendiente en la cotización puede convertirse en una discusión difícil al recibir.
No cierres toda la recepción únicamente porque las unidades aptas ya están registradas. La parte comercial y el tratamiento de incidencias pueden seguir pendientes y necesitan conservar su referencia.
Organizá el registro antes de aumentar existencias
CatalogoCR permite gestionar productos, variantes, movimientos de inventario y el flujo de ingreso de mercadería. El archivo descargable es un control independiente: no es un importador y no modifica existencias.
Podés probar CatalogoCR durante 14 días sin tarjeta y empezar con referencias bien identificadas. La guía de control de inventario para pymes permite revisar el proceso más amplio.
Preguntas frecuentes
¿Debo sumar lo que dice la orden de compra?
Primero comprobá lo recibido y su condición. La cantidad pedida no demuestra entrega y la recibida no equivale automáticamente a unidades aceptadas para vender.
¿Restock y toma de inventario hacen lo mismo?
No. Restock suma una entrada; una toma fija el stock en la cantidad contada para la referencia. Elegí el procedimiento según la tarea y revisá el resumen antes de confirmar.
¿El saldo de la hoja se carga automáticamente?
No. Es un cálculo de control independiente que requiere revisar incidencias, autorización y lo que ya se registró en el sistema.
¿La detección de duplicados revisa todas mis recepciones?
No. Solo compara recepción y SKU dentro de las filas preparadas de la hoja. Debés contrastar la referencia con los registros reales antes de repetir un ingreso.