El sistema dice que quedan doce termos, pero en la estantería encontrás once. Antes de cambiar la cantidad, necesitás saber qué contaste, a qué hora y si hubo movimientos mientras revisabas. Un ajuste hecho sin ese contexto puede corregir una diferencia y crear otra.
Para hacer tu primer conteo de inventario, definí el alcance y un momento de referencia, identificá cada producto y registrá lo que realmente encontraste. Después compará cantidades del mismo alcance y período, revisá las diferencias y decidí qué debe actualizarse. La plantilla descargable conserva esos pasos y distingue una casilla vacía de un cero confirmado.
Prepará tu primer conteo. Descargá la plantilla Excel con fórmulas y ejemplos ficticios o el formato CSV sin fórmulas. La hoja tiene cincuenta filas preparadas y no modifica datos de la plataforma.
Definí qué entra en este primer conteo
No necesitás revisar todo el negocio de una sola vez. Podés empezar con un grupo de referencias que puedas contar y comprobar bien. Anotá las zonas incluidas: bodega, exhibición y unidades preparadas para un pedido no son necesariamente lugares intercambiables.
La comparación debe tener el mismo alcance en ambos lados. Si el registro de referencia contiene todo el stock del negocio pero vos contás únicamente la vitrina, la diferencia no demuestra un faltante. Primero necesitás ampliar el conteo o conseguir una base que corresponda a esa zona.
En esta plantilla trabajamos con unidades discretas: piezas, pares o paquetes según lo que definas. Si el producto se vende por par, no ingresés dos unidades solamente porque viste dos piezas. Escribí la unidad de conteo antes de empezar y mantenela en la base, los movimientos y la cantidad física.
Los productos dañados, apartados o en tránsito también necesitan una decisión explícita. Documentá qué estás incluyendo y evitá que una misma unidad aparezca en dos grupos. La hoja no decide si una existencia está disponible para vender; registra las cantidades dentro del alcance que elegiste.
Una referencia y una variante por fila
La descripción «termo azul» puede ser insuficiente si hay varios tamaños. Usá una referencia y una variante que permitan reconocer exactamente lo contado. Mantené los identificadores como texto cuando necesiten ceros iniciales.
La plantilla propone una fila por combinación de referencia y variante dentro del alcance del conteo. Si la misma referencia aparece en dos estantes, contá ambas zonas y consolidá la cantidad en esa fila; anotá los lugares incluidos. Repetir la misma referencia y variante genera una advertencia de posible duplicado que hay que revisar antes de interpretar el resultado.
No copies el stock general de un producto en varias filas para después sumar esas bases: duplicarías el punto de partida. Si necesitás una operación con múltiples ubicaciones independientes, adaptá el diseño a ese alcance antes de usarlo. Esta primera hoja busca una revisión manejable, no reemplazar todas las reglas de un almacén.
Fijá un corte para comparar cantidades del mismo momento
El corte es la referencia temporal desde la que vas a revisar los movimientos. Podría ser el 29 de octubre a las 9:00 de la mañana en un ejercicio de práctica. Si podés detener los movimientos de la zona mientras contás, dejá constancia de ello. Si siguen entrando o saliendo unidades, registrá las que correspondan al intervalo.
La relación usada en la plantilla es:
Stock esperado al contar = stock de referencia al corte + entradas − salidas.
Las entradas y salidas deben estar en la misma unidad y cubrir desde ese corte hasta el conteo de la fila. Cuando verificaste que no hubo movimientos, escribí cero. Dejar el campo vacío significa que falta completar el dato; la hoja no lo transforma silenciosamente en cero.
Si una unidad entra o se vende después del conteo físico y antes de aplicar un ajuste, también hay que reconciliar ese movimiento. No fijés el stock de cierre con una cantidad que ya quedó desactualizada. La hoja controla el intervalo que registraste y no se conecta en vivo a tus ventas.
Cómo está organizada la plantilla
El archivo Excel contiene instrucciones, una hoja de trabajo con cincuenta filas preparadas y ejemplos ficticios separados. También podés descargar el formato CSV sin fórmulas para adaptar el registro a tu propio procedimiento.
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Referencia y producto | Identificador y descripción que permitan reconocer la unidad correcta. |
| Variante y zonas incluidas | Selección concreta y lugares que realmente revisaste. |
| Unidad | Pieza, par o paquete según tu criterio documentado. |
| Stock al corte | Cantidad de referencia del mismo alcance. Si no existe, no la inventés. |
| Entradas y salidas | Movimientos comprobados entre el corte y el conteo de esa fila. |
| Esperado | Resultado de la base más entradas menos salidas. |
| Contado | Cantidad física confirmada; cero es una cantidad válida. |
| Diferencia | Contado menos esperado, cuando hay información suficiente. |
| Recuento | Segunda cantidad comprobada cuando se investiga una diferencia. |
| Estado y revisión | Señal para completar, recontar o documentar una decisión. |
Las columnas calculadas están identificadas. La diferencia tras revisión no es una orden de actualizar el sistema: queda pendiente el procedimiento de aprobación y aplicación del negocio. Guardá además quién contó, quién revisó y qué evidencia explica la decisión.
Vacío, cero y sin base significan cosas distintas
Vacío significa que todavía no registraste una cantidad física en esa fila. El resultado debe quedar pendiente de conteo. No tomés esa casilla como confirmación de que el producto se agotó.
Cero significa que contaste dentro del alcance definido y confirmaste que no hay unidades. Si existe una base comparable y los movimientos están completos, ese cero participa en la diferencia. Una fila con cero no se descarta por el simple hecho de no tener un número positivo.
Sin base significa que no tenés una cantidad anterior confiable con la cual comparar. Podés registrar el conteo físico, pero la hoja no presenta una diferencia calculada contra un cero inventado. Primero revisá cómo corresponde registrar ese inventario inicial en tu operación.
También puede haber información incompleta o movimientos que produzcan un stock esperado negativo. Es una señal para revisar el registro, la unidad o el alcance. La plantilla no recomienda corregirlo automáticamente aumentando existencias.
Un conteo revisado necesita una gestión ordenada. Conocé cómo gestionar productos, existencias, ventas y caja en CatalogoCR. Probar CatalogoCR 14 días sin tarjeta.
Tres ejemplos ficticios para practicar
Estos productos y cantidades son inventados. Permiten comprobar la hoja y entender las decisiones antes de usar datos del negocio.
| Referencia de ejemplo | Base | Entradas | Salidas | Esperado | Contado | Primera diferencia |
|---|---|---|---|---|---|---|
| TER-AZ · termo azul | 12 | 4 | 3 | 13 | 12 | −1 |
| BOL-NE · bolso negro | 7 | 0 | 2 | 5 | 5 | 0 |
| GOR-VE · gorra verde | 4 | 0 | 4 | 0 | 0 | 0 |
En el termo, la primera diferencia pide investigar. Si el recuento encuentra una unidad que había quedado fuera de la revisión y confirma trece, la diferencia tras revisión pasa a cero. Registrá el motivo y quién hizo ese segundo conteo; no borres el primer dato como si nunca hubiera ocurrido.
En el bolso, cinco unidades físicas coinciden con el esperado de cinco. La fila sirve como evidencia de que se revisó esa referencia. En la gorra, el cero también coincide: no es una fila sin trabajar, sino una cantidad contada y comprobada.
La hoja de ejemplos incluye además una referencia sin base previa y una fila sin conteo. Comparalas: en ambas faltará una diferencia calculable, pero el motivo y la acción siguiente serán distintos. Esa separación evita que un resumen de cantidades esconda trabajo todavía pendiente.
Recontá antes de explicar el faltante
Una diferencia de menos uno no demuestra por sí sola pérdida, robo ni una venta omitida. Puede haber una variante mezclada, una caja fuera de alcance, un movimiento registrado en otro momento o un error en la unidad. La revisión necesita evidencia antes de asignar una causa.
Cuando haya diferencia, comprobá primero identidad, alcance y movimientos. Después hacé el recuento de forma que pueda revisarlo otra persona si hace falta. La hoja conserva el primer conteo y el segundo para que la decisión tenga una historia comprensible.
Si el recuento confirma una diferencia, dejá una acción y un responsable. No sumés indiscriminadamente faltantes y sobrantes de productos distintos para concluir que todo está bien. Un termo faltante y una gorra sobrante necesitan revisión aunque el total neto de unidades sea cero.
La fórmula señala una diferencia entre dos cantidades. La causa y la aprobación de un ajuste son decisiones de la operación. Para trabajar esas tareas de forma más amplia, podés consultar la guía de control de inventario para PYMES.
Pasar del conteo a la gestión en CatalogoCR
CatalogoCR dispone de toma de inventario y de registro de mercadería que llega. Conviene distinguir esas tareas: en una toma se registra lo que hay; en una entrada de mercadería se suma lo que llegó. Usar el modo equivocado puede producir una cantidad distinta de la que querías dejar.
Antes de finalizar, revisá las referencias y variantes seleccionadas, los ceros confirmados y las diferencias. Lo que no se contó no debe convertirse en cero por haber quedado fuera de la sesión. Comprobá también los movimientos posteriores al conteo para no reemplazar un stock actual con una cantidad antigua.
La hoja descargable no es un importador de CatalogoCR. No actualiza productos, no guarda movimientos y no se presenta como un archivo para subir directamente a la plataforma. Sirve para preparar el conteo y su revisión. La aplicación de los datos debe hacerse con las funciones habilitadas y el procedimiento que corresponda.
Si vendés desde el mostrador y la tienda, el inventario también necesita continuidad entre esas ventas. La guía de POS y facturación explica esa operación, y KMSOFT desarrolla cómo conectar WhatsApp, tienda y mostrador conservando referencias y estados.
Podés conocer CatalogoCR y organizar tu inventario como parte de la gestión de productos, ventas y caja. Empezá por un grupo que puedas revisar bien, conservá la evidencia del primer conteo y usá lo aprendido para preparar el siguiente.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que contar todo el negocio el mismo día?
No necesariamente. Podés definir un alcance parcial que puedas controlar. La cantidad de referencia, los movimientos y lo contado deben corresponder a ese mismo alcance; no compares una vitrina con el stock total del negocio.
¿Dejar la cantidad vacía equivale a contar cero?
No. Vacío significa que no hay un conteo registrado. Cero es una cantidad confirmada después de contar. La plantilla conserva esa diferencia y no calcula un faltante a partir de una casilla vacía.
¿Qué hago si nunca tuve un inventario registrado?
Registrá la cantidad física y el alcance de la revisión sin inventar una base anterior. La hoja señalará que falta una base para comparar. Después definí cómo registrar ese inventario inicial en el sistema y con el procedimiento de tu negocio.
¿Puedo subir este Excel directamente a CatalogoCR?
No se ofrece como importador nativo. Es una plantilla independiente para preparar y revisar un conteo. Antes de cualquier carga masiva hay que comprobar formatos y funciones compatibles; esta descarga no modifica tus existencias.