Anexo de facturación electrónica — Costa Rica

1. Alcance

Este anexo integra el contrato de CatalogoCR, servicio propiedad de KMSOFT, cédula jurídica 3-102-066857, cuando el Cliente activa la emisión o recepción de comprobantes de Costa Rica. Se identifica como emisor al obligado tributario configurado y como proveedor técnico a la entidad que efectivamente suministra la solución fiscal. El alcance de documentos, operaciones y soporte disponibles constará en la contratación.

El módulo no convierte a KMSOFT en contribuyente por las ventas del Cliente, contador, representante tributario general o asesor fiscal. La gestión fiscal o contable adicional requerirá un contrato separado y facultades válidas. KMSOFT conserva las obligaciones propias que la normativa atribuya al proveedor de sistemas.

2. Información y obligaciones del emisor

El Cliente debe comprobar su inscripción y régimen, identificación, actividades, establecimientos, consecutivos y demás datos fiscales. Debe introducir operaciones reales y revisar códigos de bienes y servicios, tarifas, exoneraciones, descuentos, moneda, tipo de cambio y datos de receptor con el criterio de su asesor cuando sea necesario.

Le corresponde determinar la obligación y oportunidad de emitir o confirmar, controlar el estado final ante Hacienda, corregir rechazos y errores de sus datos, entregar los documentos que correspondan y conservar sus respaldos fiscales. Un cálculo sugerido o un catálogo incluido no decide por sí solo el tratamiento tributario de su operación.

El Cliente no podrá utilizar la identificación, certificado o credenciales de otro emisor sin facultades legales suficientes. Un entorno de demostración debe distinguirse del de producción; los documentos de prueba no se presentarán como comprobantes fiscales válidos.

3. Autorización operativa específica

Al configurar el módulo, la persona autorizada debe identificar al emisor y confirmar sus facultades. Autoriza a KMSOFT a custodiar técnicamente las credenciales aportadas y utilizarlas únicamente para las funciones fiscales contratadas e instrucciones válidas: generar, firmar mediante el mecanismo habilitado, transmitir, consultar, recibir respuestas y entregar comprobantes.

La autorización no permite representar al Cliente en procedimientos, abrir otros negocios, aceptar obligaciones ajenas ni reutilizar llaves de un emisor para otro. Debe poder revocarse y dejar evidencia del alcance y fecha. Revocarla no elimina documentos previos ni habilita a incumplir conservación o entrega legal.

KMSOFT debe proteger llaves, PIN y accesos, restringirlos a personal o procesos autorizados y gestionar la salida de forma segura. El Cliente debe mantener vigencia de sus credenciales, comunicar compromisos o revocaciones y autorizar nuevas llaves cuando sea necesario. No se almacenarán secretos en el comprobante de aceptación ni se enviarán al canal ordinario de denuncias.

4. Prestaciones y obligaciones de KMSOFT

KMSOFT debe mantener su condición legal de proveedor cuando corresponda, atender las regulaciones técnicas aplicables, facilitar revisiones competentes, registrar los clientes y proporcionar las capacidades exigidas de emisión, recepción, descarga y respaldo. No puede convertir esos deberes en obligaciones exclusivas del Cliente mediante este anexo.

La identificación `ProveedorSistemas` debe corresponder al proveedor real, diferenciado del emisor. La versión técnica, catálogos y validaciones se mantendrán conforme al alcance normativo aplicable. Una modificación incompatible debe comunicarse y resolverse; no basta con advertir que «Hacienda puede cambiar».

KMSOFT debe permitir recuperar documentos y su evidencia, mostrar estados sin confundir generado, transmitido y aceptado, y atender fallas de su solución. Debe proporcionar información útil de rechazos y apoyar su corrección en el alcance contratado. No se garantiza que Hacienda acepte datos materialmente falsos o fiscalmente incorrectos aportados por el Cliente.

5. Validez, rechazos y correcciones

La confirmación de pago, creación de un pedido o generación de un PDF no acredita por sí sola la aceptación fiscal. Se deben conservar XML, respuesta de la autoridad y documentos relacionados cuando correspondan. Un estado interno «presentado» tampoco acredita la presentación de una declaración.

Una falla o rechazo se investigará para distinguir datos del Cliente, configuración, error del software, credenciales y actuación de terceros. El Cliente corregirá sus datos y KMSOFT sus fallas. No se atribuirá todo rechazo al Cliente por defecto.

La anulación, sustitución o ajuste de documentos debe seguir los mecanismos fiscales aplicables, manteniendo la trazabilidad. No se editarán silenciosamente comprobantes emitidos ni se borrará la evidencia de la operación original.

6. Conservación, descarga y cierre

El Cliente debe mantener un archivo independiente de sus documentos fiscales y verificar periódicamente que puede recuperarlo. KMSOFT debe facilitar descarga y respaldo de los documentos sujetos a ese deber; no se sustituirá una exportación fiscal por un simple reporte de ventas o por un PDF cuando se requiere XML.

Al suspender o terminar el plan se proporcionará un mecanismo seguro de recuperación de la información fiscal que deba entregarse. El incumplimiento de pago no autoriza a destruir esos documentos ni a retenerlos de manera contraria a la ley. Se documentarán la entrega, categorías, períodos, integridad y conservación pendiente.

La conservación fiscal se distinguirá de la de mensajes, fotos, marketing y otros datos. Una solicitud de borrado debe resolverse indicando qué documentos deben conservarse y por qué; no se retendrá por ese motivo toda la cuenta sin distinguir categorías.

El período de archivo ofrecido por KMSOFT debe identificarse expresamente en el plan y no se confundirá con el deber de conservación del contribuyente. No se ofrece por este anexo un archivo fiscal de cinco años a cargo del proveedor. Una eliminación al terminar el período permitido requiere haber cumplido entrega, descarga, avisos y compromisos del servicio, y respetar cualquier obligación o preservación específica aplicable.

7. Contingencia y continuidad

El Cliente debe disponer de su plan de contingencia y conocer el mecanismo admitido para la situación concreta. KMSOFT debe documentar y ejecutar la continuidad de su servicio, alertar las incidencias relevantes, preservar operaciones y facilitar la recuperación conforme a sus deberes.

No toda caída tiene el mismo procedimiento: falta de Internet, fallo del sistema, contingencia admitida y problemas de validación deben distinguirse. Los documentos provisionales y reenvíos se usarán solo bajo las reglas aplicables; no se considerarán comprobantes tributarios definitivos por llevar un formato similar.

Una integración externa fallida no exime automáticamente de tomar medidas de prevención, aviso o recuperación. Las partes cooperarán sin repetir emisiones o perder consecutivos y evidencia.

8. Reportes, declaraciones y expansión

Los reportes y proyecciones reflejan el alcance de datos registrados y reglas del módulo. El Cliente debe contrastar integridad, períodos, normativa y operaciones no registradas. El asesor o persona autorizada efectuará y comprobará la presentación de declaraciones donde corresponda.

Para habilitar facturación de otro país se requerirá anexo local, revisión técnica, requisitos del proveedor y aceptación del módulo correspondiente. El cumplimiento con Hacienda de Costa Rica no equivale a autorización SAT, DIAN, SRI ni de otra administración.

9. Daños, sanciones y responsabilidad

El Cliente responde por las consecuencias que legalmente le correspondan de sus operaciones y datos. KMSOFT responde por las que correspondan a su propio incumplimiento. La causa y contribución deben investigarse y acreditarse; una multa no se repercute automáticamente al Cliente mediante un cargo contractual.

Este anexo no transfiere obligaciones fiscales personales, sanciones no trasladables ni deberes propios del proveedor. Los impuestos causados por la actividad del Cliente no se convierten en deuda de KMSOFT por el suministro del software, sin perjuicio de la responsabilidad por daño que la ley reconozca en el caso concreto.